Jednym z przydatnych narzędzi do prowadzenia własnego biznesu jest samochód. W zależności od częstotliwości użytkowania samochodu, bardzo prawdopodobne jest, że jego kupno po prostu jest nieopłacalne. W takiej sytuacji można pokusić się o jego wynajęcie z jednej z firm zajmujących się wypożyczaniem samochodów. W jaki więc sposób można prawidłowo zaksięgować wynajem samochodu?

Koszty wynajęcia samochodu

Kiedy przedsiębiorca wynajmuje samochód, jednocześnie zobowiązuje się do płacenia odpowiedniego czynszu. Co więcej, jest on zobowiązany do pokrywania wszelkich innych kosztów, jakie związane są z eksploatacją auta. Wyróżnia się tutaj takie czynności jak wymiana oleju, opłaty parkingowe czy zakupienie paliwa. Podatnik może zaliczyć ten wydatek do kosztów podatkowych pod warunkiem, że spełnia wymogi stawiane w artykule 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Chodzi tutaj o wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła (wyjątkiem są koszty wymienione w art. 23). Kiedy dany przedsiębiorca chce zaliczyć wydatki związane z wynajmem samochodu do kosztów uzyskania przychodów, musi prowadzić kilometrówkę.

Czym jest kilometrówka?

W przypadku prowadzonej działalności gospodarczej, kiedy przedsiębiorca użytkuje samochód osobowy niewprowadzony do swojej ewidencji środków trwałych, może rozliczyć poniesione wydatki za koszty uzyskania przychodów. Musi jednak prowadzić kilometrówkę, czyli ewidencję przebiegu pojazdu. Ewidencja ta zawiera co najmniej kilka niezbędnych elementów:

  • imię, nazwisko, adres zamieszkania osoby, która używa pojazd,
  • numer rejestracyjny pojazdu,
  • pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu,
  • cel oraz data wyjazdu,
  • opisy trasy (skąd-dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę, jaka wynika z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu,
  • podpis podatnika oraz jego dane.

Suma wydatków, jaka zostanie uwzględniona w kosztach, nie może być większa od limitu, który wynika z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu przez stawkę za jeden kilometr przebiegu. Stawki kilometrówki ostatni raz zmieniane były w 2007 roku, na rok 2017 wynoszą:

  • samochód osobowy o poj. silnika do – 0,5214 zł,
  • samochód osobowy o poj. silnika powyżej – 0,8358 zł,
  • motocykl – 0,2302 zł,
  • motorower – 0,1382 zł.

Czynsz związany z umową najmu samochodu osobowego

Powszechnie istnieje wiele wątpliwości, które związane są ze sposobem rozliczania czynszu związanego z najmem samochodu osobowego. Wynika to z faktu, że przedsiębiorcy nie do końca wiedzą w jaki sposób rozliczać wydatki- bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów czy jako limit kilometrówki. Choć pojawiło się wiele interpretacji dotyczących owego rozliczania, to najważniejsza miała miejsce w 2013 roku. Pojawiła się wtedy interpretacja ogólna Ministra Finansów, która stała się wiążąca dla wszystkich. Zgodnie z nią czynsz za umowę najmu samochodu osobowego, nie zostaje uznany za koszt o charakterze eksploatacyjnym. Oznacza to, że nie podlega limitowi ewidencji przebiegu pojazdu. Przedsiębiorcy, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów, w kolumnie 13, która dotyczy pozostałych wydatków, wpisują czynsz.

Czego nie zalicza się do kosztów firmowych?

Większość przedsiębiorców, którzy wynajmują samochód, podejmują czynności, jakich nie można uznać za koszt uzyskania przychodów. Zalicza się do nich:

  1. Ubezpieczenie samochodu- OC, AC, NW. Ubezpieczenie można uznać za koszt uzyskania przychodu, jeśli wymaga tego zawarta umowa najmu. Jeżeli z treści umowy wynika, że podatnik pokrywa koszty związane z ubezpieczeniem samochodu, to wtedy taki wydatek można wyjątkowo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Wysokość jest jednak uregulowana w ustawie. Natomiast, taki wydatek można zaliczyć do kosztów, jeśli w konkretnym miesiącu podatkowym, przedsiębiorca nie przekroczy limitu kilometrówki.
  2. Czynsz za wynajem samochodu- jak już wspomnieliśmy wyżej, czynsz nie zalicza się do kosztów eksploatacyjnych, w związku z czym zapisywany jest w rubryce 13, gdzie wpisujemy pozostałe wydatki.

Najem samochodu – pełne i częściowe odliczenie VAT

Przedsiębiorcy, którzy wynajmują samochody osobowe do 3,5 tony, mogą odliczyć podatek VAT od wydatków eksploatacyjnych w sposób pełny lub częściowy. Pełne odliczenie podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych związanych z użytkowaniem samochodu osobowego na podstawie umowy najmu, jest możliwie. Przedsiębiorca musi zgłosić pojazd do odpowiedniego Urzędu Skarbowego w oparciu o druk VAT-26. Druk ten powinien zostać złożony w terminie 7 dni od dnia, w którym poniesiony zostanie pierwszy wydatek związany z zawartym w nim pojazdem. Następnie, przedsiębiorca ustanawia w firmie regulamin dotyczący użytkowania pojazdu oraz prowadzenia kilometrówki. W przypadku użytkowania mieszanego, czyli wykorzystania samochodu do celów firmowych oraz prywatnych, podatek VAT od wydatków eksploatacyjnych i paliwa, można odliczyć ale tylko jego połowę.