Błędy mogą pojawić się nawet w bardzo dobrze zorganizowanych oraz sprawnie działających systemach księgowych i finansowych. Ich źródłem mogą być pomyłki arytmetyczne, niedopatrzenia
i utrudnienia w przepływie informacji z innych działów do księgowości. Może to prowadzić do pominięcia istotnych operacji w księgach czy nieprawidłowości w zastosowaniu przyjętych zasad rachunkowych lub ich interpretacji.
Pomyłki zauważalne w trakcie roku obrotowego, dotyczące bieżącego okresu, muszą być poprawiane na bieżąco. Sprawa wygląda nieco inaczej, gdy identyfikujemy błąd księgowy w poprzednim roku obrachunkowym, już po zatwierdzeniu sprawozdań finansowych. Nie ma wówczas możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian
w księgach rachunkowych w latach ubiegłych.
Istotność błędu
Zanim zostanie podjęta decyzja o sposobie korekty należy ocenić, czy wykryty błąd jest istotny. Chociaż pojęcie istotności nie zostało jednoznacznie zdefiniowane, to szereg wskazówek znajduje się w ustawie
o rachunkowości i wydanym na jej podstawie Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 7 „Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym – ujęcie i prezentacja”. Istotne będą błędy, w następstwie których nie można uznać sprawozdania finansowego za rzetelnie i jasno przedstawiającego wynik finansowy czy sytuację majątkową i finansową. Nieuznane zostaną także te, które mogą pojedynczo lub łącznie wpłynąć na decyzje gospodarcze podejmowane na jego podstawie.
Inaczej mówiąc, błąd jest znaczący wówczas, jeśli odbiorca sprawozdania finansowego może z niego wyciągnąć niewłaściwe wnioski. Zazwyczaj istotne są na przykład nieprawidłowości wynikające z inwentaryzacji majątku trwałego lub obrotowego, ponieważ często stanowią one dużą część aktywów jednostki.
Wartości szacunkowe
Należy zaznaczyć, że nie uznaje się za błędy zmian wartości szacunkowych. Na przykład kwota rezerwy na koszty toczącego się postępowania sądowego jest zawsze wartością przybliżoną i różni się zazwyczaj od realnie poniesionych kosztów. Jeśli sprawa sądowa trwa kilka lat, to co roku należy zaktualizować jej wartość. Taka weryfikacja, w przypadku pozyskania nowych informacji, będących podstawą dokonanych szacunków nie jest zatem błędem, który należy korygować wstecz.
Korekty sprawozdań finansowych
Korekty błędów popełnionych w poprzednich latach obrotowych (w sytuacji, gdy nie ma już możliwości ich poprawienia we właściwym okresie sprawozdawczym) i uznane przez kierownika jednostki za nieistotne, są księgowane w bieżącym roku finansowym, a tym samym wpływają na wynik finansowy.
Natomiast w przypadku uznania błędu za istotny, kwotę korekty ujmuje się w kapitale własnym
i wykazuje jako zysk (stratę) lat ubiegłych. Przekształca się również retrospektywnie dane porównawcze sprawozdania finansowego tak, aby te za poprzedni okres, w którym popełniono błąd, stały się porównywalne z obecnym. Ponadto, w dodatkowych informacjach i objaśnieniach do sprawozdania finansowego, jednostka doprecyzuje się dokonaną korektą: opisuje błąd popełniony w poprzednich latach, wskazuje kwoty korekt dotyczących bieżącego roku obrotowego i każdej korekty z lat poprzednich oraz kwotę ewentualnych korekt odnoszących się do okresów wcześniejszych, różniących się od okresów uwzględnionych w danych porównawczych.
Cel dokonywania korekt
Prezentacja ma odzwierciedlać korektę retrospektywnie, czyli tak, jakby błąd skorygowano już w okresie,
w którym został popełniony. Z tego powodu, kwota korekty istotnego błędu, odnoszącego się do poprzednich okresów, jest wykazywana jako korekta bilansu otwarcia (po stronie aktywów lub pasywów w odpowiedniej pozycji), a drugostronnie w wyniku z lat ubiegłych, w kapitałach. Taka metoda prezentacji błędów jest zgodna
z międzynarodowymi standardami rachunkowości, a wszystkie wymienione zabiegi mają na celu zapewnienie rzetelności danych i ich porównywalności.
Artykuł autorstwa Beaty Ławeckiej – biegłej rewident, Dyrektor w Dziale Usług Księgowych Mazars
https://pol.mazars.pl/