Przygotowanie nowego, bezpiecznego i przede wszystkim komfortowego w użyciu firmowego archiwum związane jest z koniecznością usunięcia dokumentów, które są przygotowane i przechowywane w formie tradycyjnej. Taką usługą zajmują się wyspecjalizowane firmy, które posiadają odpowiednie zaplecze techniczne, pojemniki i pojazdy, doświadczonych pracowników, a przede wszystkim niszczarki. Ten ostatni element jest niezwykle ważny, gdyż pozwala na sprawne zniszczenie dokumentów w taki sposób, że nikt ich nie odczyta.


Do firm wielkim krokiem wchodzi szeroko rozumiana cyfryzacja. Przedsiębiorstwa dokładnie zrozumiały, że tradycyjny obieg dokumentów w firmie to przeżytek, który może generować dodatkowe koszty oraz spowalniać pracę. Dodatkowo przechowywanie tysięcy dokumentów w firmowym archiwum w końcu doprowadzi do tego, że powstanie dużo większy bałagan, a dokumenty będą się gubić.

Rozwiązaniem jest właśnie cyfryzacja i przygotowanie firmowego archiwum na miarę XXI wieku. Stare dokumenty natomiast muszą zostać poddane utylizacji. Niszczenie dokumentów to usługa, która wymaga od wykonawcy odpowiedniego zaplecza technicznego. Taką usługę oferuje firma https://medienpartner.pl/

Jak wygląda niszczenie dokumentów?

Pierwszym i jednym z najważniejszych kroków jest dostarczenie do firmy odpowiednich pojemników, do których pracownicy będą wrzucać niepotrzebne dokumenty. Takie pojemniki muszą być duże, zaplombowane, nikt postronny nie powinien mieć możliwości, aby je otworzyć.

Kolejnym krokiem jest odebranie dokumentów od klienta i przetransportowanie ich specjalistycznym wozem do miejsca utylizacji. Podczas transportu dokumentów również żadna osoba postronna nie może otworzyć pojemników.

Kluczowym wyposażeniem jest przemysłowa niszczarka, która musi posiadać certyfikację oraz niszczyć dokumenty w taki sposób, aby nie było żadnej możliwość odczytania danych. Jest to priorytet, o który trzeba zadbać.

Zobacz także:  http://eurobase.pl/niszczenie-dokumentow-firmowych-jak-wybrac-tego-odpowiednia-firme/

Nagrywanie procesu niszczenia plus zdjęcia

Aby była zachowana pełna transparentność procesu niszczenia dokumentów, wykonawca cały proces powinien nagrywać lub fotografować, a po skończeniu wykonywania usługi przekazać do klienta, wraz z niezbędnym zaświadczeniem, które potwierdza zniszczenie dokumentów – zgodnie ze wszystkimi procedurami. W ten sposób żadne poufne informacje nie dostaną się w niepowołane ręce.

 

1 KOMENTARZ