Podróż służbowa pracownika i przedsiębiorcy wiąże się z określonymi kosztami. Jakie wydatki związane z podróżą musisz pokryć jako pracodawca, a co przysługuje nam jako przedsiębiorcom? Jak rozliczyć koszty podróży służbowych swoich pracowników? Podpowiadamy.

Co przysługuje pracownikowi w podróży zagranicznej?

Jeśli wysyłamy pracownika w podróż zagraniczną, jako pracodawcy jesteśmy zmuszeni pokryć związane z nią wydatki. Uznaje się ją w przypadku wykonywania zadania służbowego na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawca lub poza stałym miejscem jej wykonywania. Warunki, na jakiś wypłaca się pracownikom należności z tytułu podróży służbowej za granicami Polski ustala się w ramach postanowień układ zbiorowego pracy, regulaminy wynagrodzenia lub umowy o pracę.

Z tytułu podróży zagranicznej pracownikowi zawsze przysługują dwa elementy – dieta oraz zwrot kosztów. W pierwszym przypadku, jeśli mowa o podróżach zagranicznych otrzymuje się ekwiwalent kosztów wyżywienia oraz innych drobnych wydatków. Z kolei w przypadku zwrotu kosztów wliczają się w to przejazdy, dojazdy środkami komunikacji miejscowej, noclegi, a także inne niezbędne oraz udokumentowane wydatki, które określone lub uznane są przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Ile wynoszą poszczególne kwoty za dietę oraz noclegi?

Jeżeli mowa o diecie w przypadku podróży zagranicznej pracownikach, stawki określone są w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Wysokość zależy od państwa, do którego wysyłamy naszego pracownika. W przypadku Niemiec będzie to 49 euro, a w Wielkiej Brytanii 35 funtów.

Zobacz także: https://managerplus.com.pl/jak-nagradzac-najlepszych-pracownikow/

Z kolei za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak musi on się mieścić w limicie, który został określony w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2022 roku. Podobna sytuacja jest również w przypadku leczenia. Nawet podczas wakacji ze stroną https://www.traveligo.pl/ może zdarzyć się, że wymagana będzie konsultacja medyczna. W takim przypadku pracownik może ubiegać się o 25% diety, jeśli przebywa w szpitalu. Z tego powodu nawet w wakacje sięgać po ubezpieczenia. Nigdy bowiem nie wiemy, czy nie ulegniemy jakiemuś wypadkowi. Przykładowo wakacje we Włoszech połączone z pracą mogą wymagać dodatkowych dokumentów, które będą potem udowadniały nasze wydatki.