Mega Księgowi

E-faktura – gorący temat na całym świecie

Rynek faktury elektronicznej rośnie na całym świecie. Zgodnie z prognozą Billentis zawartą w raporcie zatytułowanym E-Invoicing/E-Billing – entering new era 2015, spośród 500 miliardów faktur wymienianych na całym świecie w 2015 roku blisko 42 miliardy będą to faktury elektroniczne. Raport przewiduje, że w ciągu następnych pięciu lat roczna stopa stałego wzrostu powinna wynosić 10-20%. Ten szacunek pozostaje w zgodzie z badaniem przeprowadzonym na zlecenie European E-Invoicing Service Providers Association, które ogłosiło że porównując dane z 2013 i 2014 roku roczny wzrost liczby faktur elektronicznych wyniósł 17%.

W przeszłości kupujący (np. sieci handlowe) i dostarczyciele usług byli pionierami rozwoju rynku e-faktury. Ameryka Południowa była zaś czołowym regionem. Z punktu widzenia sektora: firmy handlowe, dostarczyciele usług medycznych oraz firmy logistyczne były pierwszymi przedsiębiorstwami, które zdecydowały się na ten krok w modelu B2B, a analogiczną rolę w B2C odegrały firmy telekomunikacyjne. Dziś, e-fakturowanie jest obecne na całym świecie, bez względu na wielkość firmy czy konkretnego oddziału. Jak zwracają uwagę eksperci Comarch EDI w coraz większej liczbie państw faktury elektroniczne są obowiązkowe, w każdym razie w sektorze B2G lub w przypadku niektórych firm, które przymusowo muszą zacząć korzystać z faktur elektronicznych.

Szeroki wachlarz korzyści

Według tego, co zgodnie stwierdzają firmy badawcze Gartner i Billentis, wdrożenie systemu do obsługi faktur elektronicznych spłaca się zwykle po upływie od 6 do 18 miesięcy. Wiele studiów przypadku potwierdza, że zautomatyzowane przetwarzanie faktur przynosi wiele korzyści. Do najważniejszych zaliczają się:

• zmniejszenie liczby zgubionych faktur,
• większa płynność finansowa,
• krótszy czas akceptacji,
• lepszej jakości dane,
• mniejsze nakłady pracy oraz niższe koszty administracyjne,
• mniej zduplikowanych faktur.

Pomimo tej wiedzy i analiz dokonanych na podstawie długoterminowych projektów nadal istnieją przeciwnicy e-fakturowania. Dzieje się tak w każdym kraju, firmie czy oddziale. PayStream Advisors’ 2014 eInvoicing Benchmark Report pokazał, że ponad jedna czwarta firm nie otrzymuje żadnych faktur elektronicznych. Główna przyczyna dla której firmy nie wprowadzają e-faktury polega na tym, że wierzą one iż istniejące procesy związane z fakturowaniem są wystarczająco dobre. Największe wyzwania polegają na włączaniu partnerów do systemu i integracja z ich systemami, konieczności sprostania wymogom prawnym obowiązującym w kilku krajach, dostosowywaniu wewnętrznych procesów biznesowych a także braku wiedzy dotyczącej takich wdrożeń. Przyjrzyjmy się szczegółom.

1. Włączanie nowych partnerów i wsparcie

Potencjalny problem: przedsiębiorstwa boją się czasochłonnego procesu wdrażania systemu elektronicznej faktury u tysięcy partnerów i późniejszych problemów z jego utrzymaniem.

Rozwiązanie: Dostarczyciele usług zapewniają zaawansowane narzędzia takie jak podręczniki użytkownika, webinary, warsztaty, szkolenia na odległość i oferują wielojęzyczną obsługę klienta (Service Desk) dla zagranicznych klientów. Zalecane kroki to określenie najważniejszych partnerów, którzy powinni zostać włączeni w pierwszej kolejności i pomoc dostarczycielowi usług w przekonaniu kilku przeciwników, którzy znajdą się w każdej firmie.

1. Utrzymanie zgodności z normami międzynarodowymi

Potencjalny problem: Nie jest łatwo śledzić wszystkie prawne kwestie związane z e-fakturowaniem. Nawet wśród państw członkowskich Unii Europejskiej istnieją zróżnicowane lokalne wymogi i zawiłości, dotyczące np. konieczności korzystania z podpisu elektronicznego czy też stosowania systemu EDI jako metody uwierzytelniania użytkownika. Nie wspominając nawet o tzw. clearance model, który jest typowy dla Turcji i Meksyku, gdzie wymaga się integracji z serwerami rządowymi.

Rozwiązanie: W związku ze wszystkimi wymagającymi regulacjami firmy powinny współpracować z doświadczonym dostarczycielem usług, który może zagwarantować zgodność z prawem wielu państw i możliwość współpracy z innymi dostawcami rozwiązań klasy EDI.

1. Wewnętrzne procedury biznesowe

Potencjalny problem: w zależności od struktury firmy wiele działów może być zaangażowanych w projekty dotyczące e-fakturowania. Z pewnością dział finansowy i księgowość będą najważniejsze w tym kontekście, ale dział sprzedaży lub zakupów, logistyka lub dział IT również powinny być zaangażowane w projekt. Ponadto różne działy używają często różnego oprogramowania i ważne dane są rozsiane po całej firmie. Niektóre przedsiębiorstwa niechętne procesowi zmiany po prostu próbują negocjować koszt druku i skanowania tradycyjnych faktur.

Rozwiązanie: projekty z zakresu e-fakturowania przynoszą znaczące korzyści dla firmy i w związku z tym powinno się wyznaczyć pracownika wyższego szczebla (np. członka zarządu), który nadzorowałby projekt, ustalał priorytety i w razie potrzeby, zwracał się z prośbą o konsultację do przedstawicieli wybranych działów. E-fakturowanie (lub, idąc dalej, obsługa całościowych rozwiązań od Zamówienia do Płatności) wymaga bowiem integracji z systemami, które dostarczają wyczerpujących i godnych zaufania danych, pozwalających na usprawnienie procesu decyzyjnego.

1. Bezpieczeństwo danych, przechowywanie… i świadomość.

Potencjalny problem: Zazwyczaj istnieje wiele powodów, aby opóźnić projekt. Interesujące jest to, że istnieją firmy podobnej wielkości, o podobnym profilu biznesowym i pracujące z podobną grupą konsumentów lub sprzedawców, które przyjmują bardzo różne strategie związane z e-fakturowaniem.

Rozwiązanie: W przypadku pierwszej grupy przedsiębiorstw e-fakturowanie już okazało się korzystne i, w związku z efektem sieciowym, firmy te osiągnęły wyraźne zyski wyrażone realnymi liczbami, szczególnie w sytuacji gdy firma powiększa się i zdobywa nowych partnerów, zarówno klientów, jak i dostawców. Kiedy firmy te, najczęściej „zapraszane” do przejścia na e-fakturę przez swoich klientów, przygotowywały swoje systemy, chciały zautomatyzować proces i móc przetworzyć nawet 100% faktur elektronicznie. Druga grupa firm nadal nie uważa, że e-fakturowanie jest dla nich korzystne. Zazwyczaj nie chcą oni rozszerzać swojego systemu dopóki inni partnerzy nie zmuszą ich do tego.

Rozwiązanie: Osoby decyzyjne powinny zacząć interesować się problematyką e-fakturowania i zobaczyć, w jaki sposób może ono zmienić funkcjonowanie ich firm. Warto to zrobić. Chcąc zachęcić partnerów biznesowych do podjęcia wysiłku można publikować wyliczenia i studia przypadku, co ułatwi zrozumienie potencjału e-fakturowania.

Zgodnie z wieloma raportami wspominanymi na początku artykułu, rynek e-fakturowania będzie stale rósł. Trudno wyobrazić sobie, że firmy które już wdrożyły e-fakturę, porzucą swoje projekty. Tysiące nowych podmiotów zaczną niedługo wymieniać faktury elektronicznie ze względu na presję finansową, oczekiwania partnerów czy wymagania prawne. To tylko kwestia czasu. Jest bardzo prawdopodobne, że za pięć, dziesięć, może dwadzieścia lat e-fakturowanie stanie się rozwiązaniem tak typowym, że ludzie będą uśmiechali się ironicznie na samą wzmiankę o drukowanych fakturach, kopertach, znaczkach i czasie dostarczenia dokumentu sięgającym kilku dni. To właśnie na naszych oczach e-fakturowanie staje się nowym standardem.

Autor: Bartłomiej Wójtowicz, Product Manager, Comarch EDI

Kompleksowe rozwiązania Comarch do obsługi dokumentów i procesów biznesowych

Firma Comarch oferuje kompleksowe rozwiązania wspierające zarządzanie dokumentem w całym jego cyklu życia, które podnosi efektywność procesów biznesowych firm. Poprzez odpowiednie podejście i efektywne zarządzanie dokumentami, firmy mogą w istotny sposób podnieść swoją wartość i pozycję na rynku oraz poprawić bezpieczeństwo najważniejszych danych.

Produkty Comarch opierają się na rozwiązaniach klasy ECM (Enterprise Content Management) i EDI (Electronic Data Intercharge) i dostarczają narzędzi, które wspierają kompleksową obsługę dokumentów papierowych i elektronicznych, zapewniają efektywną wymianę dokumentów pomiędzy partnerami biznesowymi oraz sprawne przechwytywanie danych w różnych formatach z różnych źródeł (eksport i import danych do i z systemów ERP, FK, HR, logistycznych, itp.). Rozwiązania Comarch to również bezpieczna archiwizacja i zarządzanie kluczowymi dokumentami przedsiębiorstwa. Wdrożenie systemów Comarch do obsługi i zarządzania dokumentami przynosi firmom szereg korzyści biznesowych: redukcję kosztów operacyjnych, przyspieszenie i ujednolicenie obiegu dokumentów wewnątrz przedsiębiorstwa oraz usprawnienie komunikacji i współpracy z klientami oraz partnerami biznesowymi, bez względu na zaawansowanie technologiczne. Dodatkowo rozwiązania Comarch przyczyniają się do minimalizacji błędów popełnianych w trakcie ręcznego wprowadzania danych, co przekłada się na uporządkowanie i poprawę jakości przechowywanych danych. Zastosowanie tych rozwiązań przekłada się dzięki temu na uzyskanie przewagi konkurencyjnej na rynku.

Wybór dobrego systemu do księgowania i fakturowania nie jest łatwy, ponieważ na rynku oferta tego typu programów jest szeroka. Czym różnią się najpopularniejsze systemy on-line i jakie funkcje oferują?

Prowadzenie własnej firmy to nie tylko duży stres, ogromna ilość obowiązków, ale także konieczność zmierzenia się z kwestiami księgowo-podatkowymi. Część przedsiębiorców korzysta z usług biur rachunkowych, ale wielu z nich woli ograniczyć koszty lub chce zachować pełną kontrolę nad rozliczeniami. W takiej sytuacji optymalnym rozwiązaniem może być skorzystanie z dostępnego w Internecie programu do księgowania i fakturowania, takiego jak Systim, wFirma, iFirma, Szybka Faktura lub BizIn. Czym te aplikacje różnią się od siebie?

Szybka Faktura

Jeden z pierwszych serwisów na rynku polskim oferujących wystawianie faktur online, z czasem został wyposażony w dodatkowe funkcjonalności. Szybka Faktura dostępna jest w trzech wariantach. Podstawowy umożliwia wystawianie wszystkich dokumentów sprzedażowych z własnym logo firmy (np. faktura VAT i jej korekta, faktury zaliczkowe, proforma, marża, faktura w walucie obcej, kontrola stanu płatności) i zakupowych, tworzenie bazy kontrahentów i pobieranie ich danych bezpośrednio z GUS, a także tworzenie bazy towarów i usług. Dodatkowo można korzystać z archiwum dokumentów i raportów.

Pakiet Magazyn dodatkowo pozwala także na łatwe sprawdzanie stanów magazynowych oraz wystawianie dokumentów związanych z gospodarką magazynową (np. WZ, PZ, RW itd.). Dzięki temu wariantowi, otrzymujemy również dostęp do procesów inwentaryzacyjnych.

W Pakiecie Pełnym dochodzi możliwość korzystania z samodzielnej księgowości dla przedsiębiorców rozliczających się na podstawie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Dużym ułatwieniem jest również możliwość prowadzenia listy płac oraz kart pracowników, a także korzystanie z funkcji amortyzacji środków trwałych i rozliczanie kilometrówek pracowników.

Możliwości programu można testować za darmo (w „okrojonej” wersji).

BizIn

Więcej możliwości oferuje BIzIn. Tutaj również do dyspozycji mamy trzy pakiety, a związane z nimi funkcjonalności pogrupowane zostały w moduły. Pierwszy z nich – Dokumenty Przychodowe – to m. in. szeroki wachlarz faktur dostępnych w pakietach Basic, Standard i Premium. Jednak w planie podstawowym brakuje faktur zaliczkowych i faktur w języku obcym. W wersjach Basic i Standard nie można automatycznie wystawiać dokumentów cyklicznych.

Ciekawie prezentuje się moduł Rejestr Pomocniczy. Wiele funkcji dostępnych jest już od najniższego pakietu, jak np. rejestr kontrahentów, kontrola poprawności numeru NIP, historia korespondencji wysyłanej do kontrahenta. Jednak tworzenie własnego rejestru usług możliwe jest dopiero od Pakietu Standard. Podobnie jest z rejestrem kosztów prowadzenia działalności (np. dokumenty kosztowe i ich grupowanie według własnych kategorii), ze środkami trwałymi, z tworzeniem i obsługą zamówień, a także z obsługą gospodarki magazynowej. Wszystkie te funkcje niedostępne są w planie Basic. W przypadku modułu Analizy, wskazane jest wykupienie najwyższego pakietu Premium, ponieważ w niższych planach dostępna jest jedynie analiza sprzedaży i zakupów według kontrahentów. Nie ma natomiast możliwości dokonywania analizy miesięcznej i rocznej czy tworzenia zestawienia analitycznego przychodów i kosztów. W najwyższym pakiecie można dodatkowo dokonywać importu kontrahentów i stanów magazynowych.

Bezpłatne konto można testować przez 90 dni.

iFirma

Ciekawie prezentuje się oferta serwisu iFirma, który oferuje wiele możliwości dla małej i średniej firmy w obszarze fakturowania i księgowania. Podobnie jak u konkurencji, tutaj również mamy do dyspozycji trzy warianty. W Pakiecie Darmowym nie ma jednak dostępu do księgowości, za to jest możliwość wystawiania wszystkich rodzajów faktur i rachunków, a także korzystania z własnych szablonów. Za darmo można także korzystać z modułu CRM (np. z listy kontrahentów, kalendarza zadań, windykacji, przygotowywania ofert oraz wystawiania dokumentów pracowniczych), a także z programu magazynowego (obejmuje on zarządzanie gospodarką magazynową, tworzenie raportów i wystawianie dokumentów magazynowych. Dodatkowo można liczyć na bezpłatne wsparcie techniczne (telefon, chat, e-mail).

W pakiecie Księgowość Internetowa, oprócz wymienionych wcześniej funkcjonalności, otrzymujemy również rozbudowane wsparcie prowadzenia dokumentacji księgowej, łącznie z obsługą remanentów, rozliczaniem pracowników, a do tego można wygodnie prowadzić analizę finansową. Pakiet ten jest darmowy przez 90 dni. W najwyższej i zarazem najdroższej opcji możemy uzyskać pełne wsparcie biura rachunkowego, które będzie nas również reprezentowało przed ZUS i US.

wFirma

Na tle programów prezentowanych wyżej, wFirma wyróżnia się bardzo dużymi możliwościami i opcjami – mamy tu do wyboru cztery pakiety. W najtańszej opcji – Pakiecie Początkowym – otrzymujemy program do fakturowania, a system można podłączyć do drukarki fiskalnej i generować paragony fiskalne. Można tu wybierać pomiędzy różnymi szablonami faktur, a także wystawiać dokumenty dwujęzyczne. W najniższym pakiecie dostajemy także CRM z dostępem do bazy GUS (przydatne przy tworzeniu bazy klientów), do tego rozbudowany terminarz oraz możliwość tworzenia zadań dla poszczególnych pracowników i windykację.

Wyższy pakiet – Podstawowy – posiada dodatkowo system magazynowy, który umożliwia kontrolę i optymalizację stanów magazynowych, tworzenie zamówień do dostawców, obsługę rezerwacji od klientów, a także analizę zakupu produktów.

Księgowość otrzymujemy dopiero w Pakiecie Optymalnym, za to jest bardzo rozbudowana – od wystawiania dokumentów księgowych i wysyłania e-deklaracji, po zagadnienia kadrowo-płacowe. Dodatkowo możemy korzystać z usług doradcy księgowego. Co ciekawe, w tej opcji nie ma dostępu do systemu magazynowego. Wszystkie funkcje dostępne są dopiero w najwyższym Pakiecie Rozbudowanym.

wFirma oferuje testowanie kont za darmo przez 30 dni.

Systim

Systim to najbardziej rozbudowany spośród opisywanych programów. Przede wszystkim otrzymujemy do dyspozycji aż 5 różnych pakietów, dzięki czemu można w większym stopniu dopasować odpowiedni wariant do potrzeb konkretnej firmy.

Pakiet bezpłatny dostępny jest przez rok dla nowych firm lub do momentu przekroczenia przez firmę obrotu  w wysokości 60 tys. zł. Wariant ten umożliwia bezpłatne testowanie większości funkcji, takich jak wystawianie faktur (szablony są w pełni edytowalne), płatności, tworzenie zamówień od klientów i do dostawców, ewidencja środków trwałych i ich amortyzacja. Do tego otrzymujemy system magazynowy, rozbudowany CRM, ewidencję czasu pracy, przebieg pojazdów, windykację, rozbudowaną księgowość (KPiR, ryczałt) oraz system kadrowo-płacowy. Bez problemu można eksportować dane do Płatnika (ZUS) lub integrować Systim z innymi programami.

Oferta Systim jest dość elastyczna, dlatego, jeśli jest taka potrzeba, możemy również wybrać sam pakiet do fakturowania lub opcję Faktury i Magazyn. Jeśli zdecydujemy się na pakiet Magazyn i Księgowość, dodatkowo otrzymamy szyfrowane połączenie SSL, możliwość podłączenia drukarek fiskalnych, integrację z Allegro, możliwość wystawiania i rozliczania delegacji. Jednak w tej opcji nie ma funkcji kadrowo-płacowych. Te otrzymamy dodatkowo w najwyższym pakiecie – Księgowość i Płace.

Podsumowanie

Jak widać, możliwości programów do fakturowania i księgowania mocno się między sobą różnią. Wybór odpowiedniego systemu powinien jednak uwzględniać nie tylko aktualne potrzeby firmy, ale również możliwość rozbudowy obecnych opcji o nowe funkcje w przyszłości. Gdy firma rozwinie się, sprawdzą się systemy najbardziej elastyczne.