Olimp Labs to jeden z największych producentów suplementów diety, nie tylko w Polsce. Firma obecna jest na całym globie, obsługuje ponad 100 zagranicznych rynków. Nieustannie inwestuje nie tylko w swój rozwój, ale także w nowe technologie. Niedawno wdrożyła program Comarch DMS. Zobacz, jak teraz wygląda zarządzanie procesami i obiegiem dokumentów w grupie kapitałowej Olimp Labs.

Obieg dokumentów i procesy biznesowe

Olimp Labs to firma, która dzięki licznym inwestycjom, m.in. w rozwój Ośrodka Badawczo Rozwojowego (jeden z najbardziej innowacyjnych w Europie) i nowe linie produkcyjne, wyznacza dzisiaj trendy w zakresie suplementacji i żywienia. Firma zdaje sobie jednak sprawę, że aby odgrywać rolę potentata na rynku, musi inwestować nie tylko we własny rozwój, ale także nowoczesne rozwiązania z zakresu IT, pozwalające zwiększyć efektywność i obniżyć koszty.  Tylko w ostatnich 10 latach firma wydała na nowe technologie ok. 315 mln złotych. Jedną z najnowszych inwestycji w tym zakresie było wdrożenie systemu księgowego Comarch ERP XL i zintegrowanej z nim aplikacji Comarch DMS ułatwiającej sprawniejsze zarządzanie procesami i obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie. Efektywne zarządzanie dokumentami, czyli ich obiegiem i rejestracją w systemie, to dzisiaj jedno z większych wyzwań, z jakim musi się zmierzyć każde przedsiębiorstwo. Wszelkiego rodzaju dokumenty firmowe wymagają weryfikacji, analizy i zatwierdzenia przez wielu pracowników na różnych szczeblach struktury organizacyjnej. Aplikacja Comarch DMS (Document Management System) pozwala usprawnić obieg dokumentów w firmie dzięki jego digitalizacji z możliwością prostego modelowania procesów. Ta digitalziacja może dotyczyć wielu obszarów m.in. elektroniczny obieg faktur kosztowych, umów, zgłoszeń, wniosków pracowników i realizację zapotrzebowań  czy dokumentacji technicznych.

Monitoring kosztów delegacji

Firma Olimp Labs wykorzystuje aplikację Comarch DMS w wielu kluczowych obszarach administrowania dokumentami. Dzięki temu nie tylko zyskuje czas, ale także oszczędza środki związane z ich obsługą. Wymierne korzyści szczególnie widać w zakresie zarządzania delegacjami pracowników. W Comarch DMS, który w intuicyjnym edytorze pozwala firmom na proste dostosowane procesów do własnych potrzeb, firma Olimp Labs stworzyła własny obieg delegacji. System monitoruje obieg delegacji od momentu zgłoszenia wyjazdu służbowego do końcowej akceptacji i rozliczenia kosztów. Pracownik tworzy odpowiedni dokument, który uzupełnia o takie informacje jak, miejsce docelowe delegacji, czas jej trwania i plan. Etapem końcowym jest księgowość, gdzie każda delegacja jest rozliczana. Dzięki możliwości przekazywania faktur drogą elektroniczną w dedykowanym obiegu w systemie, firmie udało się zredukować koszty. Z pomocą Comarch DMS można dokładniej monitorować zarówno wydatki na noclegi i przejazdy, jak i cały przebieg podróży służbowych. W przypadku firmy, która działa na wielu rynkach zagranicznych (obecna jest w ponad 100 krajach), monitorowanie kosztów delegacji ma kluczowe znaczenie dla optymalizacji kosztów działalności.

Faktury – alles in ordnung

Im szerszy zakres działalności, tym większa liczba faktur kosztowych i zakupowych, a co za tym idzie i większy problem z zapanowaniem nad nimi. Aplikacja Comarch DMS dysponuje narzędziami usprawniającymi obieg dokumentów, które można dostosować do indywidualnych potrzeb firmy. Pierwszy etap to uzupełnienie faktury przez przedstawiciela handlowego o wymagane informacje, a następnie przekazanie do kierownika regionalnego. Po weryfikacji danych przez przełożonego faktura jest odrzucana lub przekazywana do kierownika działu. W przypadku braku zastrzeżeń faktura wędruje do księgowości, gdzie jest ostatecznie archiwizowana. Ponadto dzięki integracji aplikacji Comarch DMS  z bazowym systemem Comarch ERP XL istnieje możliwość tworzenia dokumentu po stronie systemu ERP z pełnym opisem za pomocą jednego przycisku. W zakresie uporządkowania i przyśpieszenia obiegu faktur w firmie aplikacja Comarch DMS jest niezastąpiona.

Obsługa kluczowych odbiorców

Na potrzeby firmy Olimp Labs w aplikacji stworzono specjalne narzędzie do obsługi umów handlowych z aptekami. Aby uniknąć pomyłek i zapewnić terminowość dostaw, wszystkie elementy podpisywanych na tej linii kontraktów, muszą być ściśle monitorowane. Każdy błąd generuje koszty (faktura musi wrócić, zostać ponownie zweryfikowana i ewentualnie rozliczona), dlatego ich zminimalizowanie lub całkowite wyeliminowanie pozwala znacząco obniżyć koszty obiegu faktur. Aplikacja umożliwia także na dodawanie do systemu nowo podpisanych umów, monitorowanie ich i przesyłanie, również z poziomu przedstawicieli handlowych.

Narzędzie dla każdego pracownika

Aplikacja Comarch DMS to wszechstronne narzędzie, wykorzystywane przez Olimp Labs nie tylko do monitorowania delegacji czy kontroli nowych umów handlowych, ale także do rejestrowania korespondencji, umów, pism wpływających do sekretariatów. Aplikację szczególnie polubiła kadra zarządzająca. Wysyłane powiadomienia widoczne są na ekranie startowym smartfona, dzięki czemu użytkownicy, nawet ci niepracujący aktualnie w aplikacji, otrzymują informacje o np. nowych dokumentach. W ten sposób można znacznie uprościć i przyspieszyć wydawanie decyzji.

Podsumowanie

Zaimplementowanie aplikacji Comarch DMS w firmie Olimp Labs, jak wskazują przedstawiciele tego uznanego na rynku producent suplementów, była dobrym krokiem na drodze rozwoju. Dzięki niej firma znacznie usprawniła proces zarządzania procesami i obiegiem dokumentów, co przełożyło się na wymierne oszczędności.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here