Mega Księgowi

Polska wciąż uważana jest przez przedsiębiorców za trudne miejsce do prowadzenia biznesu. Pod względem zawiłości procedur i kosztów zajmujemy 21. miejsce wśród 76 państw świata – wynika z raportu TMF Group. W Europie trafiliśmy na 10. pozycję w rankingu 30 państw. Trudniej prowadzić biznes jest m.in. w Niemczech, Grecji, we Francji czy na Słowacji, za to łatwiejsze życie przedsiębiorcy mają m.in. w Holandii, Danii, Rosji, Bułgarii czy na Węgrzech.

– Najważniejszymi elementami przy prowadzeniu biznesu są koszty prowadzenia działalności, a także przejrzyste i klarowne procedury, które wspierają rozwój biznesu, a przynajmniej mu nie przeszkadzają – mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes Dagmara Witt-Kuczyńska, dyrektor operacyjna TMF Group. – Dla przedsiębiorców najważniejsze jest, aby móc się skupić na podstawowej działalności gospodarczej i operacyjnej swojego przedsiębiorstwa, a nie na konieczności wypełnienia bardzo skomplikowanych i żmudnych oraz czasochłonnych procedur.

Polska w Europie znalazła się na 10. miejscu pod względem trudności, co oznacza, że w 20 krajach Starego Kontynentu biznes prowadzi się znacznie łatwiej. To brytyjskie wyspy Jersey i Guernsey, ale też Dania, Holandia, Bułgaria czy Węgry. Z większymi formalnościami muszą się mierzyć natomiast biznesmeni w Grecji, na Słowacji, w Niemczech, Francji, na Ukrainie, w Portugalii i Hiszpanii.

W zestawieniu globalnym Global Business Complexity Index, w którym uwzględniono 76 krajów, Polsce też przypadło miejsce bliżej końca rankingu: 21. pod względem trudności i 56. wśród krajów najżyczliwszych biznesowi.

– Dwa najważniejsze aspekty, które powodują, że w Polsce trudno jest prowadzić biznes, to przede wszystkim skomplikowane procedury, a także bardzo często zmieniające się środowisko legislacyjne – wyjaśnia Dagmara Witt-Kuczyńska. – Największym wyzwaniem dla firm, które chcą prowadzić działalność w Polsce, jest przede wszystkim formalizm urzędów. Niestety, wielokrotnie w urzędach należy przedstawić oryginał jakiegoś dokumentu bądź też osobiście stawić się w urzędzie. Natomiast w innych jurysdykcjach wystarczy przesłać ten dokument w formie skanu czy faksu, a rejestracja następuje przez portal internetowy.

Na świecie najprościej odnaleźć się w biznesowej rzeczywistości Kajmanów, Curaçao, wyspy Jersey i Tajlandii. Zaraz za nimi znalazły się Paragwaj i Izrael. Poza Szwajcarią, Holandią i Brytyjskimi Wyspami Dziewiczymi wysoko plasują się także Stany Zjednoczone, Australia i Nowa Zelandia. Wśród najbardziej wymagających rynków – poza Grecją – znalazły się także Indonezja, Brazylia i Zjednoczone Emiraty Arabskie.

Przykładem utrudnień już na starcie może być to, że wszystkie dokumenty korporacyjne firmy, która chce rozpocząć działalność w Polsce, muszą być wypełnione w języku polskim. Poza tym problemem jest także długi czas założenia firmy w przypadku podmiotów, których spółki-matki mają siedzibę poza Polską.

– Proces zakładania spółki dla inwestora zagranicznego jest istotny, natomiast nie jest to rzecz najważniejsza. Bierze się pod uwagę również wiele innych aspektów – podkreśla przedstawicielka TMF Group. – Obecnie na rynku polskim działa wiele podmiotów, które już oferują gotowe spółki, więc ten proces jest istotnie uproszczony. Można oczywiście również założyć spółkę przez internet, natomiast wiąże się to z wieloma uproszczeniami, m.in. tym, że trzeba zaakceptować wzorzec umowy spółki, nie można go dostosowywać do własnych wymagań. Jeśli chodzi o kraje, gdzie jest to prostszy proces, to są to m.in. Anglia i Czechy, a tak naprawdę każdy kraj ma swoje mocne i słabe strony w tym procesie.

Autorzy raportu brali pod uwagę różne aspekty prowadzenia działalności, nie tylko jej zainicjowanie, lecz także przepisy, regulacje i kary, księgowość i opodatkowanie oraz Kodeks pracy, w tym zasady dotyczące zatrudniania, zwalniania i wynagradzania pracowników.

– Inny przykład: w ostatnim czasie zmieniły się mocno przepisy dotyczące składania sprawozdań finansowych, które muszą być składane w formie elektronicznej, natomiast członkowie zarządu muszą mieć podpisy elektroniczne. To bardzo istotnie skomplikowało proces – mówi Dagmara Witt-Kuczyńska.

BrainSHARE IT, producent platformy SaldeoSMART wspierającej nowoczesną księgowość, obchodzi jubileusz 10-lecia istnienia firmy na rynku. Przedsiębiorstwo zaczynało od pakietu usprawniającego komunikację księgowych z klientami, a obecnie jego oprogramowanie umożliwia kompleksowe zarządzanie dokumentacją firmową w systemie online.

Misją BrainSHARE IT od początku było stworzenie rozwiązania, które w istotny sposób podniesie komfort pracy biur rachunkowych i działów księgowości oraz przyczyni się do popularyzowania idei digitalizacji dokumentów. Firma od 2009 roku, działała jako software house, jednak jej celem było stworzenie i rozwój własnego produktu – tym produktem stało się Saldeo, którego powstanie zainicjował sam klient. Po 3 latach spółka rozpoczęła pracę nad innowacyjnym systemem elektronicznego odczytu faktur kosztowych.

Od tamtej pory platforma SaldeoSMART rozwijana była również o inne funkcje, takie jak obieg dokumentów czy zaliczki pracownicze, a także takie, których celem było usprawnianie zarządzania firmowymi dokumentami z uwzględnieniem potrzeb użytkowników całego procesu. Tym samym platforma SaldeoSMART konsekwentnie stawała się jednym z najpopularniejszych rozwiązań do obiegu, odczytu i zarządzania dokumentacją oraz usprawniania komunikacji na linii księgowy – użytkownik.

– Firma w ciągu 10 lat zmieniła się z 2-osobowej spółki cywilnej na 35-osobową sp. z o.o. z czterema wydzielonymi w strukturach działami. Gdy zaczynaliśmy, program do przesyłania informacji między biurem rachunkowym i jego klientami był nowością, do której rynek podchodził sceptycznie – obecnie jest to uważane już za standard obsługi klientów biur. Zmieniał się rynek, zmieniała się branża księgowa, a wraz z nią nasze oprogramowanie. Obecna wersja Komunikacji z Klientem jest znacznie bardziej rozbudowana niż pierwsza wersja Saldeo z 2010 roku. W odpowiedzi na potrzeby użytkowników powstawały kolejne funkcje i produkty, takie jak np. Odczytywanie Dokumentów, Obieg czy moduł KASA. Fakt, że z SaldeoSMART pracuje już ponad 65 tys. firm to dla nas duża radość, ale też duża odpowiedzialność – podsumowuje Krzysztof Wojtas, Prezes Zarządu BrainSHARE IT.

Nowa jakość zarządzania firmową dokumentacją

Na przestrzeni dekady spółka BrainSHARE IT stała się pionierem w kompleksowym i wielowymiarowym zarządzaniu dokumentacją firmową. Obecnie SaldeoSMART to system umożliwiający digitalizację wielu rodzajów dokumentów, od faktur kosztowych po umowy, pisma i wszelkie e-akta pracownicze. W maju spółka uruchomiła aplikację mobilną zintegrowaną z systemem, dzięki której użytkownicy mogą skanować i przeglądać firmową dokumentację już z poziomu smartfona.

W 2018 roku spółka zanotowała odczyt faktur na poziomie 1 mln dokumentów miesięcznie. W międzyczasie stworzyła sieć sprzedaży składającą się z ponad 100 partnerów handlowych w całej Polsce i zorganizowała pierwsze konferencje dla swoich partnerów i klientów. 

– Już od 10 lat tworzymy z użytkownikami społeczność, która widzi wymierne korzyści w digitalizacji sektora biznesowego. Swoją pozycję zawdzięczamy przede wszystkim uważnemu słuchaniu klientów. Staramy się, w miarę możliwości, sprostać ich oczekiwaniom i rozwijać w kierunku, który przynosi obopólne korzyści. Chcemy, aby biznes zmierzał w stronę elektronicznego obiegu dokumentów i ich przetwarzania, ponieważ oszczędza to pieniądze przedsiębiorców i czas pracowników – dodaje Edyta Wojtas, wiceprezes zarządu i analityk biznesowy w SaldeoSMART.

W ciągu 10 lat działalności, spółka uruchomiła oddziały w Warszawie, Gdańsku i na Dolnym Śląsku, a także jako stabilna firma pozyskała zagranicznego inwestora. Wszystkie kamienie milowe osiągnięte na drodze do sukcesu i utrzymania bezkonkurencyjnej pozycji rynkowej zostały opisane na załączonej infografice.

SaldeoSMART regularnie jest aktualizowane w miarę zmian zachodzących w prawie i rozwijane o nowe funkcjonalności na podstawie informacji zwrotnych od użytkowników. Za stworzenie i rozwój systemu odpowiada krakowska spółka BrainSHARE IT, która łączy wiedzę o nowoczesnej księgowości z wieloletnim doświadczeniem w tworzeniu oprogramowania.

Ponad połowa osób świadczących usługi księgowe i 43 proc. spośród korzystających z nich ocenia, że efektem wprowadzonej pięć lat temu deregulacji był spadek jakości usług – wynika z badania przeprowadzonego na zlecenie Ministerstwa Finansów. W oparciu o jego wyniki resort pracuje nad cofnięciem deregulacji. Zamierza wprowadzić nowy system certyfikacji zawodu księgowego i obowiązek dokształcania. Jak ocenia wykładowca Wyższej Szkoły Bankowej w Chorzowie i Katowicach Mariusz Rutke, efektem tych zmian będzie wzrost profesjonalizmu księgowych, z drugiej zaś strony spadek liczby podmiotów, które świadczą takie usługi, a w konsekwencji wzrost cen.

– Ministerstwo Finansów zapowiedziało powrót do certyfikacji zawodu księgowego, a ściślej rzecz biorąc, usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Resort planuje również okresowe szkolenia dla tych osób. Trzeba podkreślić, że te wszystkie zmiany mają dotyczyć usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych w formie działalności gospodarczej, natomiast nie obejmą osób pracujących na podstawie umowy o pracę w działach księgowości – mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes Mariusz Rutke, wykładowca Wyższej Szkoły Bankowej w Chorzowie i Katowicach.

Deregulacja usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych miała miejsce pięć lat temu.

Jej autorem był ówczesny minister sprawiedliwości Jarosław Gowin. W jej efekcie dziś, żeby świadczyć usługi związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, nie są wymagane żadne uprawnienia. Przed wejściem w życie ustawy deregulacyjnej w tym celu wymagany był certyfikat księgowego, tytuł biegłego rewidenta albo tytuł doradcy podatkowego.

– Deregulacja, która weszła w życie w sierpniu 2014 roku, spowodowała, że w celu prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli pełnej księgowości, taki podmiot musi dzisiaj mieć ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej, pełną zdolność do czynności prawnych i nie być karanym za pewne rodzaje przestępstw, np. przestępstwa skarbowe. Z kolei w przypadku uproszczonej księgowości, przykładowo w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, nie jest wymagane nawet ubezpieczenie OC – mówi Mariusz Rutke.

Ministerstwo Finansów pracuje teraz nad odwróceniem deregulacji. Zamierza wprowadzić nowy system certyfikacji zawodu księgowego i obowiązek dokształcania. Projekt odpowiednich rozwiązań legislacyjnych ma powstać w porozumieniu z MEN, ale terminy ani szczegóły propozycji nie są jeszcze znane.

– Niestety, nie podano szczegółów dotyczących tego, jak miałaby wyglądać certyfikacja usług księgowych. Natomiast na podstawie reguł, które przestały obowiązywać w 2014 roku, możemy wnioskować, że certyfikacja objęłaby zarówno prowadzenie ksiąg rachunkowych, czyli tzw. pełną księgowość, jak i uproszczoną księgowość, przykładowo w postaci podatkowej księgi przychodów i rozchodów – mówi Mariusz Rutke.

Do zmiany przepisów skłoniły Ministerstwo Finansów wyniki ankiety przeprowadzonej na przełomie ubiegłego roku. Jej celem była ocena skutków wprowadzonej pięć lat temu deregulacji usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jak wynika z badania, efektem tej zmiany był spadek cen usług księgowych, ale z drugiej strony jakości świadczonych usług. Taka opinia dominowała wśród badanych – zarówno tych, którzy wykonują usługi księgowe (52 proc.), jak i tych, którzy z nich korzystają (43 proc.).

W ocenie eksperta efektem planowanych zmian będzie przede wszystkim wzrost jakości usług i profesjonalizmu księgowych, którzy będą zobligowani do podnoszenia i aktualizowania swojej wiedzy.

– Kolejną zaletą będzie możliwość zdobycia certyfikatu księgowego przez osoby, które nie zrobiły tego wcześniej. Po 2014 roku ta możliwość była stopniowo wygaszana i nowe osoby napływające do zawodu nie mogły tego certyfikatu uzyskać. Jeżeli ministerstwo wprowadzi zapowiadane zmiany, oni również będą mogli taki certyfikat księgowy uzyskać – mówi Mariusz Rutke.

Z drugiej strony powrót do certyfikacji w zawodzie księgowego będzie prawdopodobnie wiązać się ze spadkiem liczby podmiotów, które świadczą takie usługi, a w konsekwencji – wzrostem cen i zmniejszeniem konkurencji na rynku.

– Do innych wad należy również zaliczyć kwestię rozpoczynania biznesu w postaci biura rachunkowego przez młode i nowe w zawodzie osoby. Niestety, nie będą one mogły rozpocząć takiej działalności na próbę, bez większego zaangażowania, ale będą musiały najpierw zdobyć certyfikat księgowy – mówi wykładowca Wyższej Szkoły Bankowej w Chorzowie i Katowicach.

Zdolni, kreatywni i wychowani w świecie nowych technologii – pokolenie Z powoli stawia swoje pierwsze kroki w świecie biznesu i z pewnością mocno w nim namiesza. Jakie będą firmy zarządzane przez Zillenialsów? Czy współczesne usługi księgowe i kadrowe spełniają wymagania młodych przedsiębiorców?

Do pokolenia Z należą osoby urodzone po 2000 roku. Jak łatwo policzyć, najstarsi przedstawiciele tej generacji niedawno stali się pełnoletni i powoli zaczynają szturmem podbijać rynek pracy. Wychowani w czasach cyfrowej rewolucji i mediów społecznościowych, doskonale znają realia współczesnego świata oraz potrafią samodzielnie zdobywać i poszerzać wiedzę na interesujące ich tematy. Wielu spośród nich zapewne niebawem założy swoje pierwsze firmy (a wielu już to zrobiło!), ponieważ domeną tej generacji są przede wszystkim odwaga, kreatywność i determinacja w osiąganiu wyznaczonych celów.

Nie bez powodu wokół tego pokolenia powstaje coraz więcej medialnego szumu – współcześni dwudziestolatkowie mają trochę inne oczekiwania wobec pracodawcy oraz usług, niż przedstawiciele wcześniejszych generacji. Jak nikt inny to właśnie ci młodzi dorośli cenią sobie rozwiązania szybkie, efektywne i umożliwiające załatwienie większości spraw za pomocą jednego kliknięcia w telefonie. Jako przedsiębiorcy będą poszukiwać usług nowoczesnych i skrojonych na miarę, co może być dużym wyzwaniem zwłaszcza dla branży księgowości i HR. Nie jest tajemnicą, że w Polsce to właśnie tam wciąż króluje czasochłonna i kosztowna papierologia oraz przestarzałe systemy, które na generację Z działają jak płachta na byka.

Całe biuro w jednym pliku

Istnieją dwa kluczowe aspekty, dla których Zillenialsi będą niechętnie spoglądać w stronę tradycyjnych metod archiwizowania dokumentów oraz obsługi księgowej.

Po pierwsze – czas. Papierowe dokumenty trzeba wydrukować i dostarczyć, a ich szybkie odszukanie w archiwum połączone z przekopaniem się przez stosy pism graniczy z cudem i wystawia cierpliwość na próbę. Era segregatorów zmierza ku końcowi nawet dla przedstawicieli starszych pokoleń, a generacja Z poszukiwać będzie rozwiązań bazujących wyłącznie na nowych technologiach, cyfrowym transferze danych i zdalnej obsłudze.

Po drugie – mobilność. Młodzi przedsiębiorcy są nieustannie w ruchu, a ośmiogodzinny dzień pracy za biurkiem to schemat, od którego konsekwentnie będą odchodzić. Już teraz obserwuje się gwałtowny rozwój wirtualnych firm, kuszących kandydatów elastycznym czasem pracy i możliwością pracy w domowym zaciszu czy ulubionej kawiarni. Ponadto, przedstawiciel pokolenia Z kocha mieć wszystko pod kontrolą i praktycznie nie rozstaje się ze swoim smartfonem. To dlatego firmy inwestują w rozwiązania mobilne, które sprostają oczekiwaniom rzucanym przez tak intensywny i zdominowany przez technologie tryb życia.

– Elektronizacja dokumentów to już niemal konieczność. Daje dużo swobody, ułatwia kontakt z biurem rachunkowym i umożliwia klientom praktycznie nieograniczony dostęp do zarchiwizowanej dokumentacji. Wszystko jest uporządkowane, a odnalezienie konkretnego pisma to kwestia dosłownie kilku sekund! Co najważniejsze, księgowość zaczyna przechodzić również do mobile’u – przedsiębiorcy mogą już dodawać dokumenty do systemu z pozycji smartfona za pomocą specjalnej aplikacji. W dzisiejszym świecie liczy się czas i praktyczność, a technologie sprawiają, że jako producenci oprogramowania jesteśmy w stanie wyjść naprzeciw tym potrzebom – mówi Edyta Wojtas, wiceprezes zarządu i analityk biznesowy w SaldeoSMART.

Eko-rewolucja

Ochrona środowiska i zmiany klimatyczne to tematy, które dla Zillenialsów mają kluczowe znaczenie. Młodzi dorośli doskonale wiedzą, że tylko zmiany nawyków na poziomie instytucjonalnym pozwolą w jakimkolwiek stopniu zatrzymać postępujący kryzys klimatyczny. To właśnie przedstawiciele tego pokolenia będą zwracać szczególną uwagę na filozofię less waste w miejscu pracy oraz rozwiązania oparte na najnowszych technologiach, które w jak najmniejszym stopniu eksploatują zasoby naturalne. Kwestia zbędnego zużycia papieru już teraz kłuje w oczy wielu przedsiębiorców, a trend ten będzie tylko przybierał na sile.

– W wielu firmach rokrocznie marnują się niepotrzebnie tony papieru. Elektronizacja poza czasem i pieniędzmi oszczędza również nasze środowisko. Odwzorować cyfrowo możemy już praktycznie każdy dokument, od faktury kosztowej, po umowy i inne dokumenty kadrowe. Era papierowych stosów pism zmierza ku końcowi i jest to w pełni uzasadnione, ponieważ elektroniczne dokumenty się nie gubią, są wygodniejsze w obsłudze i zdecydowanie wpisują się w filozofię “zero waste” – dodaje Edyta Wojtas z SaldeoSMART.

Generacja Z powoli rozpoczyna swoją przygodę ze światem biznesu, a decyzje związane z wyborem usług z pewnością wpłyną na kształt wielu branż. Przed biurami rachunkowymi i kadrami stoi duże wyzwanie, ponieważ zwłaszcza w tych sektorach wciąż panuje zamiłowanie do tradycyjnych metod przetwarzania i archiwizowania dokumentacji, w czym problemu zaczynają upatrywać już nawet ci starsi przedsiębiorcy. Czy księgowi i osoby odpowiedzialne za zasoby ludzkie stawią czoła nadchodzącej rewolucji? Czas pokaże. Jedno jest pewne: im wcześniej branże te przekonają się do zdobyczy technologii, tym lepiej, ponieważ elektronizacja dokumentów już dawno przestała być w biznesie nowinką techniczną, a stała się rozwiązaniem obligatoryjnym.