Mega Księgowi

1 lutego wystartowała nowa ulga dla najmniejszych przedsiębiorców: Mały ZUS Plus. Dzięki temu rozwiązaniu przedsiębiorcy mogą skorzystać z preferencyjnej formy w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne. Ministerstwo Rozwoju szacuje, że rozszerzona ulga obejmie 320 tys. osób. Niestety, wśród nich nie będzie freelancerów.

Nowa, lutowa ulga Mały ZUS Plus pozwoli zaoszczędzić mikroprzedsiębiorcom nawet kilkaset złotych miesięcznie. Jednak aby z niej skorzystać, trzeba spełnić kilka warunków. Pierwszym z nich jest kryterium przychodowe – nie można przekroczyć 120 tys. zł rocznie. Drugim jest staż – trzeba prowadzić działalność w poprzednim roku przez co najmniej 60 dni. To niejedyne obostrzenia. Z Małego ZUS Plus wykluczone są między innymi osoby, które w poprzednim roku prowadziły działalność jako: twórca, artysta czy osoba wykonująca wolny zawód.

Wolny zawód zwolniony z ulgi

Wolni strzelcy, gig workerzy czy też freelancerzy, jak zwykło się określać takie osoby, stanowią dość pokaźną i różnorodną grupę zawodową. W dużym uproszczeniu to osoby, które pracują nad różnymi projektami z wieloma firmami w przeciwieństwie do osób zatrudnionych na etacie i pracujących dla danej firmy. Wśród nich znajdują się: graficy, dziennikarze, copywriterzy, programiści, fotografowie, tłumacze, webmasterzy, specjaliści ds. social mediów, SEO, SEM etc. Wykonują zlecenia na rzecz mikro- i małych przedsiębiorstw, a nawet osób fizycznych. Zlecenia te pozyskują najczęściej za pośrednictwem internetowych serwisów dla freelancerów.

Gig economy, zjawisko znane na świecie, u nas dopiero raczkuje. W innych gospodarkach, jak podaje raport PARP „Global Entrepreneurship Monitor Polska 2019”, jest ono wspierane przez politykę krajową m.in. poprzez tworzone uregulowania prawne. W Polsce – zdaniem ekspertów – freelancerzy są jeszcze ciągle na marginesie przedsiębiorczości.

– Od 1 lutego mikroprzedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność freelancerską nie skorzystają z preferencyjnej formy opłaty składek, a szkoda. Z naszych obserwacji wynika, że mikroprzedsiębiorcy, w tym także przedstawiciele wolnych zawodów, są najbardziej wrażliwi na zjawisko zatorów. Freelancerzy rzadko otrzymują zaliczki czy zapłatę w gotówce, a coraz częściej otrzymują płatność z dołu oraz, jak pozostali przedsiębiorcy, muszą upominać się o wypłatę. Minusem ich działalności jest brak gwarancji comiesięcznych wpływów i nierzetelność kontrahentów, którzy wydłużają terminy płatności za wykonane zlecenia – komentuje Dariusz Szkaradek, prezes Zarządu firmy faktoringowej NFG.

Dowolność w rozliczeniach

Według raportu PARP, w Polsce jest 326 tysięcy gig workerów, a według Useme.eu – największego portalu dedykowanego freelancerom – jest ich już blisko pół miliona. Ponad połowa wolnych strzelców (54,2%) ma trudności z otrzymywaniem terminowych zapłat za swoją pracę. Wysokie składki ZUS oraz przeterminowane należności są poważnym utrudnieniem dla freelancerów. Ratunkiem dla nich może być faktoring, który zapewnia szybki dostęp do pieniędzy, będąc jednocześnie prostą i bezpieczną usługą finansową.

– Współczesne fintechy online’owe oferują dzisiaj przedsiębiorcom nowoczesne i wygodne instrumenty finansowe. Wymiana faktur na gotówkę odbywa się błyskawicznie, przez Internet i nie wymaga zbyt wielu dokumentów czy zbędnych formalności. Choć wolni strzelcy nie są jeszcze naszą kluczową grupą klientów tak jak transport, budownictwo czy szeroko rozumiane usługi, to obserwujemy, że zainteresowanie eFaktoringiem wśród nich w ciągu dwóch ostatnich lat wzrosło o 150 procent. Byłoby z pewnością jeszcze większe, gdyby freelancerzy tradycyjnie wystawiali faktury za swoją pracę. Tak jednak nie jest – mówi Dariusz Szkaradek.

Istotnie, w wolnym zawodzie panuje duża różnorodność w kwestii rozliczeń, co z jednej strony umożliwia freelancerom elastyczność czasu pracy i wyboru projektów, ale z drugiej ogranicza im dostęp do niektórych narzędzi finansowych. Spora część freelancerów preferuje bowiem zatrudnienie na umowę o dzieło lub zlecenie, inni wystawiają za swoją pracę rachunki. Faktury, jak podaje Useme, wystawiane są w 23,9% przypadków zleceń.

Według ekspertów PARP, obecnie 85% wolnych strzelców traktuje swoją pracę jako zajęcie dodatkowe. Jednak znaczenie gig economy, a tym samym liczba freelancerów w Polsce, w kolejnych latach będą rosły. Będzie rosła też świadomość korzystania z nowoczesnych rozwiązań finansowych.

Ponad połowa firm ma problemy z rekrutacją pracowników, co trzecia nie może z tego powodu zawierać nowych kontraktów. W realiach braków kadrowych, rosnących kosztów pracy i blisko 150 tys. wolnych wakatów w gospodarce firmy coraz chętniej automatyzują swoje procesy przy pomocy robotów. Na wynajęcie ich w zamian za miesięczną „pensję” pozwala Agencja Pracy Robotów. Firma nie płaci ZUS ani pozostałych składek i oszczędza czas, bo robot już pierwszego dnia swojej pracy jest gotowy do działania, wykonując przy tym pracę dwóch etatowych stanowisk. Największe zapotrzebowanie na takie roboty zgłasza w tej chwili księgowość.

– Prędzej czy później roboty wejdą do każdej firmy – od najmniejszych po największe. Każde przedsiębiorstwo, które myśli przyszłościowo, powinno już dzisiaj brać to pod uwagę. W tej chwili łatwo jest znaleźć biznesowe uzasadnienie dla zatrudnienia robota w dużej firmie, ale coraz częściej decydują się na to również te małe. Jakość pracy, wyeliminowanie błędów, dostęp do robota 24/7 to są korzyści, z których nawet małe firmy mogą skorzystać – mówi agencji Newseria Biznes Piotr Kaczmarek, dyrektor ds. rozwoju w Pirxon.

Jak wynika z ubiegłorocznego raportu firmy doradczej Deloitte („The robots are ready. Are you? Untapped advantage in your digital workforce”), 53 proc. największych firm na świecie rozpoczęło wdrażanie automatyzacji procesów z wykorzystaniem robotów (RPA), a 19 proc. ma to w najbliższych planach. Trzy czwarte (78 proc.) zakłada, że w ciągu najbliższych trzech lat istotnie zwiększy nakłady inwestycyjne na ten cel.

Eksperci Deloitte podkreślają, że w tym tempie automatyzacja procesów z wykorzystaniem robotów osiągnie niemal powszechne zastosowanie w ciągu kolejnych 5 lat, a roboty mogą zastąpić od 20 do nawet 52 proc. etatów (pełnych jednostek etatowych).

– Roboty najlepiej sprawdzają się w branżach produkcyjnych, ale to też rozwiązanie dla firm, które mają w Polsce shared service’y. Jest ich na rynku kilkadziesiąt i działa w nich już bardzo wiele robotów – mówi Piotr Kaczmarek.

Roboty najlepiej sprawdzają się w takich branżach jak m.in.: księgowość, controlling, logistyka, HR czy finanse. W tej ostatniej branży – jak pokazuje tegoroczny raport CIMA „Future of Finance” – aż 61 proc. specjalistów przewiduje, że co najmniej 20 proc. zadań finansowych zostanie zautomatyzowane w ciągu najbliższych trzech lat, a 55 proc. już zauważyła przestawienie się na automatyzację procesów.

– Za kilka lat praca robotów może być już mniej zależna od człowieka, bo teraz to człowiek wskazuje procesy, które mają wykonywać, i sprawuje nad nimi kontrolę. Ale w przyszłości roboty same będą potrafiły się doszkalać i będą mogły realizować o wiele bardziej skomplikowane zadania – mówi Piotr Kaczmarek.

W tym roku wystartowała na polskim rynku pierwsza Agencja Pracy Robotów.

Utworzyły ją międzynarodowa firma rekrutacyjna Antal i Pirxon, spółka z branży IT, która ma piętnastoletni staż we wdrażaniu m.in. technologii robotic process automation (RPA) i augmented reality. Agencja pozwala pracodawcom, którzy mają problem ze znalezieniem specjalistów, wynająć roboty i obsadzić nimi wolne wakaty. Wrześniowe badanie Work Service wskazuje, że problemy ze znalezieniem pracowników ma 56 proc. polskich przedsiębiorstw, ale wśród tych dużych ten odsetek wzrasta już do 73 proc.

– Działa dokładnie tak, jak każda inna agencja pracy, tyle że firma może zatrudnić na dane stanowisko albo człowieka, albo robota – mówi Piotr Kaczmarek. – Proces zatrudniania robota jest bardzo podobny do standardowej rekrutacji. Na początek firma musi określić kompetencje i zakres zadań, a agencja szuka odpowiedniego robota, a mówiąc dokładniej, szkoli go do wykonywania określonych zadań. Następnie firma opłaca jego miesięczne wynagrodzenie.

Wirtualne roboty działają dokładnie tak samo jak pracownik, który siada do komputera, loguje się i wykonuje przydzielone zadania. Mogą realizować wiele powtarzalnych procesów, opartych na wykorzystaniu danych. Logują się do systemów, wpisują dane w odpowiednie miejsca, generują raporty, wysyłają e-maile, pobierają informacje z wewnętrznych systemów firmy i zewnętrznych źródeł danych. Korzystają swobodnie z systemów ERP, poczty e-mail, portali internetowych, pakietu Microsoft Office i wielu innych aplikacji.

– Największe zapotrzebowanie jest w tej chwili na roboty do księgowości, które zastępują młodszych księgowych czy stażystów. Ale znajdują zatrudnienie również w działach administracji czy kadr, bo  zasadzie nie ma ograniczenia funkcji, którą robot może pełnić – mówi Piotr Kaczmarek.

Zatrudniając robota, firma może zautomatyzować każdy proces, który jest powtarzalny i nie występuje w nim zbyt duża liczba wyjątków. Roboty mogą m.in. księgować faktury, tworzyć raporty, naliczać pensję, generować oferty sprzedażowe i wysyłać je do potencjalnych klientów, obsługiwać zamówienia, reklamacje czy zwroty, a także zamawiać transporty czy harmonogramować zlecenia produkcyjne.

Robot to de facto aplikacja, oprogramowanie RPA, zaprojektowane do wykonywania konkretnych procesów. Zajmuje to od 7 do 40 dni, czyli znacznie mniej niż standardowa rekrutacja nowego pracownika. Następnie robot jest wynajmowany pracodawcy za miesięczne wynagrodzenie. Firma opłaca tylko jego „pensję”.

– W zależności od tego, ile robot przepracuje, na tyle obciążana jest firma, która korzysta z robotyzacji. Przykładowo, jeżeli robot pracuje na pół etatu, taką stawkę płaci przedsiębiorca. Roboty są zawsze tańsze niż pracownicy, oszczędności na tym poziomie sięgają nawet 70 proc. Kolejna korzyść to m.in. brak nadgodzin, ponieważ roboty są rozliczne w nadgodzinach w standardowej stawce, inaczej niż ludzie – mówi Piotr Kaczmarek.

Główna korzyść to oszczędność środków i czasu, bo robot już pierwszego dnia swojej pracy jest gotowy do działania (co eliminuje konieczność szkolenia i wdrażania nowego pracownika). Bezbłędnie realizuje powtarzalne i rutynowe zadania, wykonując przy tym pracę dwóch etatowych stanowisk.

– W przyszłości roboty znajdą pracę w każdym dziale, w każdym departamencie firmy. Rozwój sztucznej inteligencji pozwala sądzić, że w przyszłości roboty będą uczestniczyć nawet w procesach decyzyjnych. Pracujemy już nad własnym modułem sztucznej inteligencji i liczymy, że w przyszłym roku nasze roboty będą w stanie same się uczyć i wspierać procesy decyzyjne. To oznacza, że robot będzie mógł pomóc zarówno prezesowi, jak i sprzątaczce – mówi dyrektor ds. rozwoju w Pirxon.

Narzędzia bazujące na big data, sztucznej inteligencji czy uczeniu maszynowym są coraz chętniej wykorzystywane przez polskie firmy. Pozwalają na uzyskanie przewagi konkurencyjnej na rynku, ponieważ pomagają przewidywać zachowania rynkowe. Najnowsze technologie można wdrożyć w firmie m.in. za pomocą systemów ERP. To cyfrowa baza agregująca dane z różnych obszarów działalności firmy takich, jak finanse, księgowość czy obsługa klienta, która pozwala na szybką i sprawną digitalizację przedsiębiorstwa. W połączeniu z elastycznością chmury obliczeniowej ułatwia zarządzanie i podejmowanie strategicznych decyzji zwłaszcza w przemyśle i firmach produkcyjnych.

– Obecnie transformacja cyfrowa łączy w sobie szereg technologii, jak internet rzeczy, sztuczna inteligencja, uczenie maszynowe czy big data. Połączenie wszystkich tych elementów odgrywa istotną rolę w takich branżach, jak produkcja przemysłowa czy dystrybucja. W prowadzeniu działalności firmy coraz częściej przewidują i wyprzedzają bieg zdarzeń, zamiast biernie czekać na ich rozwój – podkreśla w rozmowie z agencją Newseria Biznes Phil Lewis, wiceprezes Solution Consulting w regionie EMEA w Infor.

Niezależnie od branży czy wielkości firmy cyfrowa transformacja stała się już dla biznesu koniecznością.

Odgrywa istotną rolę zwłaszcza w takich branżach jak produkcja przemysłowa czy dystrybucja. Wykorzystanie nowych technologii umożliwia firmom tworzenie nowych modeli biznesowych, pozwala lepiej odpowiadać na potrzeby klientów i warunkuje ich pozycję rynkową. Według firmy doradczej IDC („Worldwide Semiannual Digital Transformation Spending Guide”) na całym świecie firmy dokonują już znaczących inwestycji w technologie i usługi, które umożliwiają cyfrową transformację ich organizacji i modeli biznesowych. W tym roku globalne wydatki na ten cel mają sięgnąć 1,18 bln dol., co w porównaniu z poprzednim oznacza prawie 18-proc. wzrost.

– Cyfrowa transformacja trwa. Polskie firmy stawiają czoła tym samym wyzwaniom, co wszystkie inne firmy w gospodarce globalnej. Menedżerowie zadają sobie pytanie, w jaki sposób adaptować nowe technologie, żeby wzbogacić systemy i nadążyć za światowymi trendami. Widzimy rzeczywiście dużą świadomość zmian modelu biznesowego. Wiele firm przechodzi z modelu oferowania produktów do oferowania usług, na co pozwalają im właśnie nowoczesne technologie – mówi Mariusz Siwek, dyrektor regionalny CEE North w Infor.

– Właściwe wykorzystanie transformacji cyfrowej zapewnia wgląd w zupełnie nowe obszary działań, takie jak skomplikowane operacje wykonywane na dużej liczby danych, pobieranie danych z czujników IoT czy analizy prognostyczne – wskazuje Phil Lewis.

Cyfrowa transformacja opiera się na nowych technologiach, takich jak internet rzeczy, sztuczna inteligencja czy big data. Dla firm kluczowym jej elementem są systemy ERP, które w oparciu o zintegrowane, cyfrowe narzędzia agregują dane z głównych obszarów działalności (m.in. finansów, księgowości, kadr, produkcji, obsługi klienta czy wsparcia sprzedaży), ułatwiając zarządzanie przedsiębiorstwem i podejmowanie strategicznych decyzji.

– Planowanie zasobów przedsiębiorstwa odgrywa kluczową rolę w projektach transformacji cyfrowej. Systemy ERP umożliwiają firmie kontrolowanie prowadzonej działalności i procesów biznesowych, a co za tym idzie – zapewniają ich wydajność. Równie ważne jak same systemy ERP są jednak zestawy narzędzi, które im towarzyszą. To właśnie one pozwalają zoptymalizować i przeprowadzić transformację przedsiębiorstwa – mówi Phil Lewis.

Chmurowe rozwiązania ERP wyposażone w inteligentne narzędzia, które bazują na sztucznej inteligencji i uczeniu maszynowym, łączą zarówno elastyczność chmury, jak i możliwości zaawansowanej analityki biznesowej. W ten sposób umożliwiają firmom sprawną i szybką digitalizację, ale do optymalnego działania potrzebują odpowiednich zasobów danych.

– Głównym wyzwaniem jest nie tyle zdobywanie danych, ile odpowiednie ich przetwarzanie i wykorzystanie właściwych narzędzi, żeby wykreować dodatkową wartość dla klientów. Tutaj z pomocą przychodzą nam właśnie rozwiązania w chmurze, które scalają wszystkie nowoczesne technologie w taki sposób, żeby były dostępne do szybkiej adaptacji i przynosiły szybkie, wymierne efekty naszym klientom, szczególnie w przemyśle – mówi Mariusz Siwek.

Infor tworzy oprogramowanie dostępne w chmurze zarówno dla dużych organizacji, jak i małych czy średnich przedsiębiorstw. W portfolio rozwiązań wspierających cyfrową transformację firm ma m.in. platformę Business Intelligence oraz wdrożoną niedawno platformę Coleman AI, która bazuje na sztucznej inteligencji oraz pomaga podejmować szybsze i trafniejsze decyzje biznesowe. Narzędzie wykorzystuje zbierane dane i możliwości uczenia maszynowego do usprawnienia procesów związanych m.in. z zarządzaniem magazynem, planowaniem transportu czy predykcyjnym utrzymaniem ruchu.

– Eksperymentowanie w postaci samodzielnego budowania centrów obliczeniowych i rozbudowy systemów często kończy się fiaskiem. Naszą wartością dodaną są sprawdzone wzorce, które pomagają firmom szybko wdrożyć nowe technologie cyfrowe. Do tego niezbędna jest strategia cyfryzacji, czyli pewna zgoda w firmie dotycząca tego, jakie cele chcemy osiągnąć i jak wyróżnić się na rynku – mówi Mariusz Siwek.

Ponad 20 proc. zadań finansowych w firmach zostanie zautomatyzowanych w nadchodzących kilku latach – wynika z badania Instytutu Rachunkowości Zarządczej CIMA. Firmy korzystające ze wsparcia technologii takich jak chmura, sztuczna inteligencja czy analityka danych wykazują się większą umiejętnością dostosowywania się do zmian i rozwijają szybciej niż podobne przedsiębiorstwa. Za rozwojem technologicznym nie nadążają jednak kompetencje specjalistów z dziedziny finansów – 90 proc. zespołów finansowych nie ma w tej chwili odpowiednich umiejętności cyfrowych.

– Termin „agile”, czyli zwinny, jest ostatnio bardzo modny w świecie biznesu. Odnosi się do tego, jak szybko możemy dostosować się do zmian. Użyliśmy terminu „agile finance” w badaniach, opisując w ten sposób finansowy model operacyjny, za pomocą którego finanse mogą być napędzane technologią w celu wsparcia działań firmy. Zarządzanie finansami oparte na technologii pomaga firmie zwiększyć zwinność, rozumianą jako gotowość do przystosowania się do zmian, próbowanie nowych rozwiązań, nieustanne uczenie się – mówi agencji Newseria Biznes Peter Simons z CIMA (Instytutu Rachunkowości Zarządczej, Chartered Institute of Management Accountants).

Jak wynika z tegorocznego raportu CIMA „Future of Finance” – 61 proc. specjalistów z dziedziny finansów przewiduje, że co najmniej 20 proc. zadań finansowych zostanie zautomatyzowana w ciągu najbliższych trzech lat. Z kolei ponad połowa (55 proc.) już zauważyła przestawienie się na automatyzację procesów. Badania CIMA wykazały, że firmy korzystające ze wsparcia cyfrowych technologii w obszarze finansowym to podmioty, które wykazują się największą zwinnością biznesową, zwiększając swoje przychody i rozwijając się szybciej niż podobne przedsiębiorstwa.

– Są technologie, które nie rozprzestrzeniły się w równym stopniu. Niektóre przedsiębiorstwa już z nich korzystają, inne nie – mówi Peter Simons. – Nadal jesteśmy na etapie wdrażania chmury obliczeniowej. Przewidujemy, że ta technologia zyska na popularności i coraz więcej firm będzie korzystać z systemów ERP (planowanie zasobów przedsiębiorstwa – przyp. red.) w chmurze. Będziemy też obserwować wzrost popularności analityki biznesowej w celu automatycznego gromadzenia i zestawiania informacji, które w innym razie musiałyby być zestawiane w arkuszu kalkulacyjnym. Podejmowane są również próby automatyzacji procesów z zastosowaniem robotów – dodaje.

Jak podkreśla ekspert, przyszłością w obszarze finansów i księgowości jest wykorzystanie sztucznej inteligencji w analityce danych.

Choć prace nad tą technologią są jeszcze na wczesnym etapie, sztuczna inteligencja może być stosowana na potrzeby analizy danych m.in. w celu usprawniania procesów czy wskazania nieprawidłowości w sprawozdawczości. Z czasem mogłaby też wspomóc wdrażanie cyfrowych platform doradztwa finansowego (robo-advisers).

– Liderzy technologii cyfrowych w finansach już korzystają z chmury obliczeniowej. Już teraz stosują również cyfryzację danych i narzędzia analityki biznesowej. To właśnie oni rozpoczęli eksperymenty z przetwarzaniem kognitywnym (cognitive computing), wdrożyli automatyzację procesów z zastosowaniem robotów i zaczynają wprowadzać inteligentną automatyzację procesów (Intelligence Process Automation). Wreszcie eksperymentują z platformami cyfrowego doradztwa finansowego – wskazuje Peter Simons.

Badania CIMA pokazują, że większość zespołów finansowych i specjalistów z dziedziny finansów nie rozwija jednak swoich umiejętności na tyle szybko, żeby uwzględniały one wpływ sztucznej inteligencji, automatyzacji procesów i innych technologii na branżę. Ponad 50 proc. globalnych liderów finansów uważa, że w ciągu najbliższych 3 lat kompetencje ich zespołów będą musiały się znacząco zmienić w wyniku przejmowania tradycyjnych zadań przez nowe technologie.

Potwierdza to również badanie „Agile Finance Unleashed” przeprowadzone przez Międzynarodowe Stowarzyszenie Dyplomowanych Specjalistów ds. Rachunkowości i firmę Oracle. Wynika z niego, że 90 proc. zespołów finansowych nie ma w tej chwili odpowiednich kompetencji, aby wspierać cyfrową transformację i zdolność firm do rozwoju oraz podejmowania lepszych korporacyjnych decyzji.