Mega Księgowi

Własna firma czy etat? To pytanie, które niesie ze sobą nie tylko ogrom perspektyw i szans na rozwój kariery, ale również nieodłączne ryzyko. Z jednej strony niepokój przyszłych przedsiębiorców budzi nie tylko utrata stałej pensji, ale także trudność w pozyskiwaniu klientów na konkurencyjnym rynku. Z drugiej jednak – szansa na pełną samodzielność zawodową i decyzyjność biznesową kusi tych, którym etatowe zatrudnienie nie daje pełnej satysfakcji. Czy jest się czego obawiać? Jak skalkulować własny biznes, by był dochodowy? Ile i jakie koszty prowadzenia działalności gospodarczej należy uwzględnić, decydując się na założenie firmy?

Eksperci Aforti Finance – spółki udzielającej pożyczek dla mikro, małych i średnich przedsiębiorców – zestawili kluczowe wydatki związane z założeniem i prowadzeniem działalności gospodarczej. Dla ułatwienia przygotowali również prostą kalkulację dla tych, którzy być może już wraz z nowym rokiem planują rozpocząć własny biznes.

KOMENTARZ: Tomasz Kaźmierski, wiceprezes Aforti Finance / Grupa Aforti

Jest dochód – jest podatek dochodowy

Każdy, bez względu na skalę działania, decydując się na uruchomienie własnej działalności gospodarczej musi pamiętać przede wszystkim o obciążeniach podatkowych oraz ubezpieczeniowych.

Jeszcze zanim powstanie firma warto rozważyć, którą z dostępnych form podatku dochodowego od osób fizycznych przyjąć. Możliwych jest kilka opcji, w tym dwie najprostsze – podatek progresywny, nazywany skalą podatkową (18% / 32%) i liniowy (19%). W tym zakresie przedsiębiorcy mają pełną dowolność, ale warto zauważyć, że podatek progresywny daje możliwość wspólnego rozliczenia z małżonkiem czy stosowania ulg podatkowych, przy czym jest korzystny tylko dla tych przedsiębiorców, których roczny dochód – czyli przychód pomniejszony o koszty prowadzenia działalności – nie przekroczy 85 528 zł. Jeżeli jednak zysk firmy będzie wyższy niż wspomniany limit, podatnik będzie automatycznie zobowiązany do odprowadzania 32% podatku, ale tylko od dochodu wykraczającego poza wyznaczoną przez ustawodawcę graniczną wartość.

Uproszczona kalkulacja podatkowa dla przedsiębiorcy o dochodach do 85 528 zł rocznie, po przekroczeniu kwoty wolnej od podatku, rozliczającego się w oparciu o podatek progresywny (18% / 32%):

• Przychód = 1000 zł netto / 1230 zł brutto / Koszty (przykładowa wartość) = 180 zł netto (nie uwzględnia składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne)
• Dochód = 1000 zł – 180 zł = 820 zł
• Podatek dochodowy, czyli kwota należna do odprowadzenia do US: 820 zł x 18% = 147,60 zł
• ZYSK po opodatkowaniu: 820 zł – 147,40 zł = 672,40 zł

Z kolei przy podatku liniowym (19%) nie ma możliwości skorzystania z ulg, jak np. na dzieci, rehabilitacyjnych czy dla osób osiągających dochody za granicą. Przywilejem przedsiębiorców korzystających z tej formy opodatkowania jest jednak możliwość stosowania przez cały rok jednej, niskiej stawki procentowej, niezależnie od uzyskiwanych dochodów. Stąd też z tego rozwiązania korzystają najczęściej przedsiębiorcy zarabiający więcej niż 85 528 zł rocznie.

Uproszczona kalkulacja podatkowa dla przedsiębiorcy po przekroczeniu kwoty wolnej od podatku, rozliczającego się w oparciu o podatek liniowy (19%):

• Przychód = 1000 zł netto / 1230 zł brutto / Koszty (przykładowa wartość) = 180 zł netto (nie uwzględnia składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne)
• Dochód = 1000 zł – 180 zł = 820 zł
• Podatek dochodowy, czyli kwota należna do odprowadzenia do US: 820 zł x 19% = 155,80 zł
• ZYSK po opodatkowaniu: 820 zł – 155,80 zł = 664,20 zł

Zmiany formy opodatkowania można dokonać raz w roku. Trzeba przy tym pamiętać, że jest to możliwe tylko do 20 stycznia danego roku kalendarzowego. Nie każdy przedsiębiorca musi się jednak decydować na podatek progresywny lub liniowy. Istnieją bowiem też inne formy opodatkowania, tj. ryczałt od przychodów ewidencjonowanych oraz karta podatkowa. W przypadku ryczałtu zaliczka na podatek uiszczana jest procentowo od przychodu, jedną stawką o różnej wysokości (od 3% do 20%), uzależnioną od usług, jakie dany przedsiębiorca świadczy. Z kolei dzięki karcie podatkowej przedsiębiorca zawsze płaci stałą kwotę podatku, ale z tej formy można skorzystać wykonując tylko określone ustawą rodzaje działalności.

Podatek dochodowy to nie wszystko! VAT a mikro, mali i średni przedsiębiorcy

W kontekście podatkowym, kluczowym dla każdego przedsiębiorcy elementem rozliczania się z fiskusem jest również obowiązek – lub jego brak – rejestracji do VAT, czyli konieczności płacenia podatku od towarów i usług. Aktualnie obowiązujące stawki VAT w Polsce wynoszą: 23%, 8% i 5%.

Niestety w kwestii odprowadzania podatku VAT nie ma dobrowolności, a obowiązek ten narzucają przepisy. Wszystko zależy m.in. od rodzaju wykonywanych przez przedsiębiorcę usług. Wyjątkiem jest sytuacja, w której podatnicy zobowiązani przepisami do odprowadzania podatku VAT są jednak z niego zwolnieni, o ile złożyli odpowiednią deklarację, a przy tym wartość ich sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym limitu zwolnienia podmiotowego w VAT. W 2018 roku wynosił on 200 000 zł. Ważny jest również fakt, iż zmiana statusu płatnika VAT jest możliwa tylko po upływie pełnego roku kalendarzowego.

ZUS – z chorobowym czy nie, płacić trzeba

Kolejnym znaczącym obciążeniem, o którym musi pamiętać przedsiębiorca, jest konieczność ubezpieczenia w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Dokonując rejestracji, przedsiębiorca wybiera dodatkowo – poza obowiązkowymi składkami – zakres ubezpieczenia, określając czy chce, aby obejmowało ono składkę chorobową. Przy opłacanym „chorobowym” nie tylko zmniejsza się – w okresie przebywania na zwolnieniu lekarskim – łączna kwota składek na ubezpieczenie społeczne, ale też dodatkowo ZUS wypłaca przedsiębiorcy zasiłek chorobowy w okresie niezdolności do pracy. W przeciwnym razie osoba prowadząca firmę nie otrzymuje od ZUSu żadnego wynagrodzenia w tym czasie.

Osoby, które rozpoczynają dopiero swoją przygodę z biznesem, mogą liczyć na zniżki przy opłacaniu składek. Przez pierwsze dwa lata koszt ich koszt wynosi zaledwie ok. 40% standardowej kwoty. To duża różnica pozwalająca – zwłaszcza na starcie działalności gospodarczej – ograniczyć koszty niezbędne do jej prowadzenia.

Przykładowe składki ZUS dla przedsiębiorcy rozpoczynającego działalność:

• Aktualna, minimalna składka ZUS z ubezpieczeniem chorobowym (kwiecień – grudzień 2018): 519,28 zł miesięcznie / bez ubezpieczenia chorobowego: 503,84 zł miesięcznie

Przykładowe składki ZUS dla przedsiębiorcy / po dwóch latach od rozpoczęcia działalności:

• Aktualna, minimalna składka ZUS z ubezpieczeniem chorobowym (kwiecień – grudzień 2018): 1228,70 zł miesięcznie / bez ubezpieczenia chorobowego: 1163,39 zł miesięcznie

Składki ZUS – mimo tego, że stanowią duże obciążenie finansowe dla przedsiębiorców z sektora MSP – dają możliwość zmniejszenie podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym, a nawet wyliczonego już podatku. I tak – ubezpieczenie społeczne w całości obniża podstawę opodatkowania, a z kolei  opłacone składki ZUS na ubezpieczenie zdrowotne nie są odliczane w pełnej wysokości płatnej do ZUSu (9%), a jedynie w 7,75% podstawy wymiaru.

Własna firma a etat – prosta kalkulacja?

Bazowe koszty prowadzenia działalności gospodarczej w przypadku przedsiębiorcy, który:

• osiąga średnio 2500 zł przychodu netto miesięcznie
• nie korzysta z preferencyjnej stawki ZUS
• nie płaci składek na ubezpieczenie chorobowe
• zdecydował się na progresywną skalę podatkową (18% i 32%)
• ponosi około 1000 zł miesięcznie dodatkowych kosztów uzyskania przychodu

można oszacować miesięcznie na około 1300 zł (ZUS + podatek dochodowy). Doliczając do tego wspomniane koszty bieżące, przedsiębiorca ten – przy przychodach na poziomie 2500 zł netto – ponosi łącznie w każdym miesiącu około 2300 zł opłat, co finalnie daje mu około 200 zł zysku miesięcznie. Pracownik na etacie, którego wynagrodzenie netto wynosi tyle samo, czyli brutto około 3 493,21 zł miesięcznie, „na rękę” dostanie od pracodawcy 2500 zł. Oczywiście nastąpi to już po potrąceniu z kwoty brutto składek na ZUS i przy kosztach pracodawcy na poziomie około 720 zł miesięcznie. Tym samym etatowy pracownik zarobi o 2300 zł więcej niż przedsiębiorca.

Trudno w tych okolicznościach finansowych przekonywać pracowników, by rzucali etat i uruchamiali własną działalność, ale powyższe kalkulacje wyglądają coraz bardziej optymistycznie wraz ze wzrostem przychodów przedsiębiorcy. Notując większe, miesięczne wpływy, koszty takie, jak  ZUS czy księgowość pozostają często niezmienne, poza zaliczką na podatek dochodowy. I tak – przy przychodach na poziomie 5000 zł, zyski mikro, małego i średniego przedsiębiorcy można już szacować na około 2250 zł, a przy 7500 zł przychodu, prowadząc firmę można „na czysto” zarobić nawet 4300 zł miesięcznie.

Wsparcie finansowe dla MSP

Według ekspertów Aforti Finance, nie dziwi fakt, że przedsiębiorcy z sektora MSP systematycznie poszukują alternatywnych źródeł finansowania własnej firmy. W związku z rozpoczęciem działalności gospodarczej doskonale sprawdzają się wówczas dotacje z UE czy Urzędu Pracy, realizowane jako jednorazowe i bezzwrotne wsparcie. Jednak, gdy przedsiębiorca nabiera biznesowego rozpędu, a w grę wchodzi rozwój świadczonych usług, z pomocą przychodzą z reguły banki bądź instytucje pozabankowe. Oczywiście środki finansowe dostępne w tradycyjnych bankach mogą być zdecydowanie wyższe, jednak ich pozyskanie wymaga często spełnienia wielu wymogów formalnych, co w przypadku małych przedsiębiorców nie zawsze jest możliwe. Wówczas doskonałą alternatywą okazują się instytucje pozabankowe – ale tylko te sprawdzone, wiarygodne i zaufane – oferujące wsparcie adekwatne do sytuacji rynkowej i finansowej osób prowadzących działalność gospodarczą.

***

AFORTI to dynamicznie rozwijająca się grupa finansowa, której celem jest wyznaczanie nowych standardów kompleksowej obsługi klienta w zakresie finansów osobistych oraz przedsiębiorstw. W skład holdingu zarządzanego przez Klaudiusza Sytka wchodzą: Aforti Finance – firma świadcząca pozabankowe usługi pożyczkowe dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw, Aforti Collections – spółka specjalizująca się w zarządzaniu należnościami i procesach windykacyjnych, Aforti Factor oferujący usługi faktoringowe oraz Aforti Exchange – internetowa platforma wymiany walut. Jednocześnie spółka Aforti Holding, należąca również do AFORTI, jest notowana na NewConnect od sierpnia 2011 roku.

Więcej informacji znaleźć można na stronie www.aforti.pl.

Zamiast 250 faktur przez cały dzień – aż 400 w godzinę. Inteligentny asystent księgowości opracowany przez Polaków odciąża księgowego. Aplikacja pozwala w chwilę przekonwertować skan faktury i sama wyciąga z niej dane do zaksięgowania i płatności. System Scanye wykorzystuje sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe, a do tego zapamiętuje gdzie na danej fakturze znajdują się potrzebne informacje. Nowe technologie nie zastąpią pracy człowieka, ale znacznie ją przyspieszą. Dzięki temu księgowa, która wcześniej obsługiwała 1–2 firmy, będzie w stanie obsługiwać ich kilkaset.

– Scanye to aplikacja, która automatycznie odczytuje dane z faktur, oszczędzając w ten sposób czas księgowych, którzy zazwyczaj przepisują około 250 faktur dziennie. Dzięki nam są w stanie zaksięgować nawet 400 dokumentów, ale w godzinę – podkreśla w rozmowie z agencją informacyjną Newseria Innowacje Łukasz Podgajny, założyciel Scanye.

Dzięki nowym technologiom księgowy nie jest już obciążony projektami zorientowanymi na zadaniach. Programy księgowe stają się coraz bardziej zautomatyzowane. Sztuczna inteligencja i robotyka automatyzują złożone, powtarzalne zadania i procesy z dużą dokładnością, zmniejszając koszty i zwiększając wydajność. Scanye wpisuje się w ten trend, pozwala o kilkadziesiąt procent zmniejszyć koszty wprowadzania faktur do systemu FK, a ponieważ cały system może obsługiwać osoba z podstawową znajomością komputera, to także obniża koszty dla firmy.

Autorzy Scanye wykorzystali potencjał oprogramowania służącego do rozpoznawania tekstu w zeskanowanym dokumencie do stworzenia algorytmu, dzięki któremu program czyta zarówno faktury papierowe, jak i elektroniczne.

– Scanye wykorzystuje sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe do odczytywania faktur w ten sam sposób co człowiek. Nie potrzebuje wcześniejszego przygotowania i może odczytywać nawet faktury, których nie widziało wcześniej, a jeżeli popełni błąd, dzięki feedbackowi użytkownika jest w stanie coraz lepiej odczytywać faktury z każdym kolejnym użyciem, dzięki czemu im więcej się z niego korzysta, tym więcej oszczędza się czasu – tłumaczy Łukasz Podgajny.

Raport EY „Robot w służbie księgowości” wskazuje, że zdaniem większości księgowych i szefów firm (67 proc.) nowe technologie, w tym sztuczna inteligencja i automatyzacja procesów księgowych, będą odgrywać coraz większą rolę. Obecnie nasycenie nowymi technologiami nie jest zbyt duże, przeważnie barierą są wysokie koszty nowych rozwiązań. Coraz więcej firm decyduje się jednak wprowadzić nowe technologie, zwłaszcza że ułatwiają i przyspieszają prace, np. robot „Krystyna”, który pracuje w EY, sprawdza nr NIP w maksymalnie 20 sekund. Człowiekowi ta sama czynność zajmuje trzykrotnie więcej czasu.

– Prawdopodobnie w dużej części księgowość zostanie zastąpiona przez maszyny. Nie jestem pewien, czy ta część dotycząca insightów i strategii firmy również może zostać zastąpiona przez uczenie maszynowe i sztuczną inteligencję, aczkolwiek na pewno dużo ręcznej roboty zostanie zastąpione przez SI. Dzięki temu księgowa, która wcześniej obsługiwała 1–2 firmy, będzie w stanie obsługiwać ich kilkaset – prognozuje Łukasz Podgajny.

Według prognoz analityków MarketsandMarkets do 2022 roku rynek sztucznej inteligencji w fintechach osiągnie wartość 7,3 mld dol. W najbliższych latach rynek ma rosnąć w tempie ponad 40 proc. średniorocznie.

Aplikacja jest dostępna na portalu zafirmowani.pl i umożliwia prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów oraz ryczałtu, wystawianie faktur, naliczanie odpisów amortyzacyjnych oraz – dzięki integracji z bazą REGON oraz CEIDG – zaciąganie danych kontrahentów na podstawie numeru NIP. Przedsiębiorcy mają również możliwość bezpłatnego generowania plików JPK VAT, JPK_FA (faktury VAT), JPK_PKPiR (podatkowa księga przychodów i rozchodów) oraz JPK_EWP (ewidencja przychodów).

– Umożliwiamy również rozliczanie ryczałtu ewidencjonowanego. Użytkownicy portalu mogą prowadzić też ewidencję przychodów i ewidencję VAT. Co więcej, nasz portal proponuje przedsiębiorcom szereg dodatkowych, bezpłatnych korzyści. Dostęp do specjalnej bazy edytowalnych dokumentów, kontakt z ekspertami, artykuły i materiały wideo na temat podatków, kadr i HR, marketingu oraz bezpieczeństwa. Zarejestrowani użytkownicy mogą też skorzystać ze specjalnych ofert i rabatów przygotowanych przez naszych partnerów oraz stworzyć wirtualną wizytówkę swojej firmy – co ułatwia nawiązywanie kontaktów i pozyskiwanie nowych kontrahentów – mówi Ewa Małecka, Dyrektor Działu Usług Dodanych w Alior Banku.

Ponadto na portalu dostępna jest usługa windykacji online firmy Vindicat umożliwiająca skuteczne odzyskanie pieniędzy z niezapłaconych przez kontrahentów faktur. Przedsiębiorcy mogą również korzystać z mikrofaktoringu firmy InviPay, w ramach którego od razu otrzymują środki za wystawione przez siebie faktury z odroczonym terminem płatności.

Cały proces jest prosty i przejrzysty, a co najważniejsze, odbywa się całkowicie online.

– Zafirmowani.pl to praktyczny przewodnik po prawnych i finansowych zawiłościach prowadzenia oraz rozwijania działalności gospodarczej. Jestem przekonana, że to cenne źródło informacji zarówno dla przedsiębiorców z długą historią biznesu, jak i start-upów – dodaje Ewa Malecka.

Rejestracja na zafirmowani.pl jest bezpłatna, nie ma również żadnych dodatkowych opłat za korzystanie z portalu.